إداري لمشروع BMZ - الموصل Full time

  • Caritas Iraq
  • Mosul. Iraq
  • Job Id
    67284
  • Total Applications
    4
  • Career Level
    Mid Career
  • Posted On
    20 February 2021
  • Expired Date
    3 March 2021
  • Gender
    Both
  • Nationality
    Iraq
  • Minumum Years of Experience
    1
  • Joining Date
    03 March 2021
  • Employment Type
    Regular
  • Job Role
    Administration
  • Job Status
    Full time
Skills
 Skills: - Arabic: the original language - English: good - High experience in the use of Microsoft office and electronic correspondences.  المهارات: - اللغة العربية: اللغة الاصلية اللغة الانكليزية: جيد - خبرة عالية في استخدام Microsoft office والمراسلات البريدية الالكترونية

We are looking for an Administrative Officer to organize the daily operations of the Caritas Mosul office. This staff member will provide support to the project manager and staff and coordinate all day-to-day administrative activities. The person who will hold this position is usually tasked with supporting his organization in internal and external communications, scheduling, record keeping, data entry, and many more. The employee must be highly organized and able to multitask.

نبحث عن موظف اداري لتنظيم العمليات اليومية لمكتب كاريتاس - الموصل. سيوفر هذا الموظف الدعم لمدير المشروع والموظفين وينسيق جميع الأنشطة الإدارية اليومية. عادة ما يتم تكليف الشخص الذي سيتولى هذا المنصب بدعم مؤسسته في الاتصالات الداخلية والخارجية ، والجدولة ، ومسك السجلات ، وإدخال البيانات ، وغيرها الكثير. يجب أن يكون الموظف منظمًا للغاية وقادرًا على القيام بمهام متعددة بسهولة.
 

Qualifications:

  • Holder of a bachelor’s degree certificate, preferably a graduate of Management and Economics or equal.
  • Iraqi citizenship exclusively

    المؤهلات:
  •  حامل لشاهد بكالوريوس ويفضل خريج ادارة واقتصاد او ما شابه
  • يحمل الجنسية العراقية حصراً

 

Responsibilities and duties:

  1. Assist the project manager or office manager in completing the work related to the project, especially the completion of the project’s administrative work. He performs all his duties listed below under the direct supervision of the Project Manager
  2. Follow up on the daily attendance of employees by preparing and following up the daily attendance sheet and organizing employee vacations or absences.
  3. Preparing the monthly timesheet for workers before receiving their monthly dues.
  4. Direct responsible for documenting and archiving all project documents.
  5. Direct supervision of vehicles and movement of employees and beneficiaries. Organizing, preparing, and informing drivers of the place, time and route for each trip, and coordination between employees and drivers.
  6. Communicate with the human resources department in the general administration.
  7. Maintaining communication with the general administration in Baghdad regarding policies and administrative aspects.
  8. Coordination with the Procurement Department in Baghdad. And he must follow the organization's supply policy.
  9. Responsible for the center’s assets in coordination with the relevant persons supervising the follow-up of the assets.
  10. Direct communication with the project accountant in Dohuk to organize and arrange all receipts related to what matches the organization’s procurement policy and accounts.
  11. Coordination with the accountant to ensure joint work between offices in accounting matters.
  12. To organize secretarial work and correspondence, maintain the confidentiality of the information received by the office manager, and organize and follow up meetings that the director calls, and organize interviews and visits.
  13. He shall replace the project manager in case of his absence, in coordination with the project manager and the coordinators supervisors the work in the region.
  14. Submit reports to the project manager and the main relevant persons.
  15. Moving between Caritas offices according to necessity and work requirements in direct coordination with the project manager between regions (Mosul - Telkef - Dohuk).
  • المسؤليات والواجبات
  1. مساعدة مدير المشروع او مدير المكتب في انجاز الاعمال التي تتعلق بالمشروع, وخاصة انجاز الاعمال الادارية للمشروع. ويقوم بجميع واجباته المدرجة ادناه باشراف مباشر من قبل مدير المشروع
  2. متابعة الحضور اليومي للموظفين من خلال اعداد ومتابعة سجل الحضور والانصراف daily attendance sheet, وتنظيم اجازات الموظفين او غياباتهم.
  3. اعداد monthly timesheet للعاملين قبل استلام مستحقاتهم الشهرية.
  4. مسؤول مباشر عن توثيق وارشفة جميع الوثائق الخاصة بالمشروع.
  5. الاشراف المباشر على العجلات وحركة الموظفين والمستفيدين. تنظيم وتهيئة وتبليغ السواق بالمكان والزمان والمسار لكل رحلة والتنسيق بين الموظفين والسواق.
  6. التواصل مع قسم الموارد البشرية في الادارة العامة.
  7. ادامة التواصل مع الادارة العامة في بغداد فيما يخص السياسات والجوانب الادارية.
  8. التنسيق مع قسم المشتريات في بغداد. وعليه العمل بسياسة التوريد الخاصة بالمنظمة.
  9. المسؤول عن الاصول الخاصة بالمركز بالتنسيق مع الأشخاص ذات العلاقة المشرفين على متابعة الأصول.
  10. التواصل المباشر مع محاسب المشروع في دهوك لتنظيم وترتيب كافة الوصولات المتعلقة بما يطابق سياسة المنظمة الخاصة بالمشتريات والحسابات
  11. التنسيق مع المحاسب لضمان العمل المشترك بين المكاتب في الامور الحسابية.
  12. القيام بتنظيم أعمال السكرتارية والمراسلات والمحافظة على سرية المعلومات الواردة لمدير المكتب وتنظيم ومتابعة الاجتماعات التي يدعو اليها المدير وتنظيم المقابلات والزيارات.
  13. يحل محل مدير المشروع في حال غيابة بالتنسيق مع مدير المشروع والمشرفين التنسيقين على العمل في المنطقة.
  14. رفع التقارير لمدير المشروع والأشخاص الرئيسين ذات العلاقة.
  15. التنقل بين مكاتب كاريتاس حسب ضرورة ومتطلبات العمل بالتنسيق المباشر مع مدير المشروع بين المناطق (موصل – تلكيف – دهوك).
  • personal character:

Is characterized by activity and can solve all the obstacles encountered and to be a model person in his dealings and encouragement for employees and to have a positive role, which is a particularly important link in his position between the employees and the project manager. Good listener, to colleagues and reviewers, the ability to creativity and innovation, the employee’s respect for the values ​​and customs of the society and the institution in which he works, patience and capacity to bear work problems, especially when working in a stressful environment.

  • صفات شخصية:

يتميز بالنشاط وله القدرة على حل جميع العوائق التي تصادفه وأن يكون شخص قدوه فى تعامله وتشجيعه للموظفين وان يكون له دور ايجابي وهو حلقة وصل جدا مهمه فى منصبه بين الموظفين ومدير المشروع. حسن الاستماع والإصغاء، للزملاء والمراجعين القدرة على الإبداع والابتكار, احترام الموظف لقيم وعادات المجتمع والمؤسسة التي يعمل بها, الصبر وسعة الصدر القدرة على تحمل مشاكل العمل وخاصة عند العمل في بيئة ضاغطة.

 

Disclaimer: 

  • This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position.
  • Caritas' talent acquisition procedures reflect our commitment to protecting children and vulnerable adults from abuse and exploitation.
    All activities aimed to ensuring full respect for the rights of the individual in accordance with the letter and the spirit of the relevant bodies of law, human rights law, international humanitarian law, and refugee's law.

اخلاء المسؤولية:

• هذا الوصف الوظيفي ليس قائمة شاملة بالمهارة والجهد والواجبات والمسؤوليات المرتبطة بالوظيفة.

• تعكس إجراءات اكتساب المواهب لدى كاريتاس التزامنا بحماية الأطفال والبالغين المستضعفين من سوء المعاملة والاستغلال.

تهدف جميع الأنشطة إلى ضمان الاحترام الكامل لحقوق الفرد وفقًا لنص وروح هيئات القانون ذات الصلة ، وقانون حقوق الإنسان ، والقانون الإنساني الدولي ، وقانون اللاجئين.

 

ملاحظـة/ في حال واجهتك مشكلة تقنية في التقديم عبر موقع فرص, الرجاء ارسال سيرتك الذاتية الى الايميل ادناه

mina.h.louis@gmail.com

مع مراعاة ذكر العنوان الوظيفي في حقل الموضوع, و اي ايميل لا يحمل العنوان الوظيفي سيهمل

و للاستفسار اتصل على الرقم  07715210179 

نستقبل اتصالاتكم من الساعة 9:00 صباحا وحتى الساعة 1:00 ظهراً عدا يومي الجمعة و الاحد

ESTABLISHMENT:- Caritas Iraq was established in 1992 by the Council of Catholic Bishops due the embargo imposed on Iraq then to be the socio-pastoral arm of the Catholic Church in Iraq.--WHAT IS CARITAS:-- It is based on the social teachings of the Catholic Church as principles and foundations steering its work.-- Providing aids for all the poor and vulnerable regardless of their religion/ nationality or sect.--VISION:-- Caritas is looking forward to promote the dignity of all human beings in a society full of justice/ peace/ equality/ reconciliation/ fighting for a world free of violence/ discrimination/ exclusion and seeks sustainable human development.--MISSION:-- Changing life to the better.-- Calling for a better world.-- Saving lives and building communities.